TƯ VẤN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Thư tư vấn: 2024.09.06/ Letter-Ipic
V/v: Tư vấn thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

________________________________________________________________________

Hà Nội, ngày 06 tháng 09 năm 2024
CÔNG TY LUẬT TNHH IPIC 
Địa chỉ: Phòng 401, Tòa nhà đa năng số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Email: duc.nguyen@ipic.vn – Hotline: 0936.342.668
CHI NHÁNH CÔNG TY LUẬT TNHH IPIC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Sảnh C, Richmond City, 207C Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Email: duc.nguyen@ipic.vn – Hotline: 0936.342.668
Kính gửi    :    Quý Khách Hàng

Gửi bằng thư điện tử

________________________________________________________________________
    
Công ty Luật TNHH IPIC (“IPIC”) xin cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. 
Qua trao đổi trực tiếp với Quý khách hàng, chúng tôi hiểu rằng Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn thành lập văn phòng đại diện của Công ty Nhật Bản (thương nhân nước ngoài) tại Việt Nam và cần sự tư vấn cũng như hỗ trợ của chúng tôi về mặt pháp lý. IPIC trân trọng gửi tới Quý khách hàng Thư tư vấn và đề xuất dịch vụ tư vấn sau:
I.    YÊU CẦU TƯ VẤN
Tư vấn các vấn đề pháp lý có liên quan việc đến thành lập văn phòng đại diện của Công ty Nhật Bản (thương nhân nước ngoài) tại Việt Nam; điều kiện, trình tự, thủ tục cần thiết để thực hiện.
II.    VĂN BẢN PHÁP LUẬT ĐƯỢC TRA CỨU
(1)    Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005;
(2)    Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13 tháng 6 năm 2019;
(3)    Văn bản hợp nhất 15/VBHN-VPQH 2014 ngày 11 tháng 12 năm 2014, hợp nhất Luật thuế thu nhập cá nhân do Văn phòng Quốc hội ban hành;
(4)    Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 quy định về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
(5)    Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016, quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
(6)    Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016, về quản lý và sử dụng con dấu;
(7)   Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05 tháng 7 năm 2016, hướng dẫn Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành;
(8)   Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15 tháng 6 năm 2015, hướng dẫn thực hiện thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh; hướng dẫn thực hiện một số nội dung sửa đổi, bổ sung về thuế thu nhập cá nhân quy định tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế 71/2014/QH13 và Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;
(9)    Thông tư 105/2020/TT-BTC ngày 03 tháng 12 năm 2020, hướng dẫn về đăng ký thuế;
(10)  Thông tư 143/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 09 năm 2016, quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
(11)   Các văn bản pháp lý có liên quan khác.
III.    Ý KIẾN TƯ VẤN
Dựa trên yêu cầu của Quý khách hàng cùng với các văn bản pháp luật liên quan được tra cứu, IPIC đưa ra ý kiến tư vấn như sau:

Tham khảo thêm tại: Bảy điểm mới của Nghị định 09/2018/NĐ-CP

3.1.    Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
-    Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia hợp pháp;
-    Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
-    Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
-    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Như vậy theo như quy định của pháp luật, khi đáp ứng được các điều kiện trên thương nhân nước ngoài sẽ đủ điều kiện để được xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
3.2.    Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật thương mại 2005 và Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở.
Vậy theo dự kiến của quý khách hàng dự định đặt trụ sở Văn phòng đại diện tại Hà Nội Cụ thể đối với trường hợp này, thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thuộc thẩm quyền của Sở công thương thành phố Hà Nội.
3.3.    Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Khi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Quý khách hàng gần hết hạn mà Quý khách hàng vẫn muốn tiếp tục hoạt động văn phòng đại diện, Quý khách hàng có thể nộp hồ sơ để được gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn theo Điều 23 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
3.4.    Trình tự thủ tục thực hiện
-    Bước 1: Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
-    Bước 2: Khắc dấu và thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận mẫu con dấu;
-    Bước 3: Đăng ký mã số thuế Văn phòng đại diện; đăng ký và khai thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện.
3.5.    Một số thủ tục cần thực hiện sau khi có Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
-    Gắn tên (biển hiệu) văn phòng đại diện: Tên Văn phòng đại diện được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện.
-    Xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người đứng đầu văn phòng đại diện: Theo quy định, người nước ngoài được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện phải xin giấy phép lao động tại Việt Nam trước khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Đối với trình tự thủ tục xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người đứng đầu văn phòng đại diện IPIC sẽ tư vấn cụ thể ở thư tư vấn sau.
-    Công bố thông tin về Văn phòng đại diện: Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, theo đó trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung như :
+    Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;
+    Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
+    Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
+    Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
+    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
-    Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện: Theo quy định của pháp luật trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. Cụ thể ở đây là sở Công thương thành phố Hà Nội. Ngoài ra, văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
IV.    DỊCH VỤ PHÁP LÝ IPIC CUNG CẤP
4.1.     Phạm vi công việc 
-    Tư vấn các quy định của pháp luật có liên quan đến việc Chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
-    Soạn thảo hồ sơ cần thiết để thực hiện tại thủ tục tại mục 3.4;
-    Đại diện Quý khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thực hiện trình tự thủ được nêu tại mục 3.4;
-    Đại diện Quý khách hàng nhận kết quả với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thực hiện trình tự thủ tục được nêu tại mục 3.4.
4.2.    Tài liệu khách hàng cung cấp
*    Hồ sơ xin Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện; khắc dấu và xin cấp Giấy chứng nhận mẫu con dấu:
-    Bản sao đã được hợp pháp hóa lãnh sự dịch công chứng giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương khác xác định tư cách pháp lý của Công ty;
-    Bản dịch thuật chứng thực về việc cử/ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
-    Bản chứng thực dịch thuật Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
-    Bản sao chứng thực hộ chiếu của Người đứng đầu văn phòng đại diện;
-    Bản sao chứng thực văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê địa điểm. 
-    Giấy ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật công chứng cho IPIC thực hiện thủ tục khắc dấu, xin cấp Giấy chứng nhận mẫu con dấu;
*    Hồ sơ đăng ký, kê khai thuế:
-    Hộ chiếu, căn cước công dân hoặc CMND (01 bản photo);
-    Thư bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động (01 bản chính và 01 bản dịch Tiếng Việt);
-    Bản sao Hợp đồng thuê nhà/căn hộ tại Việt Nam;
-    Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục;
-    Các giấy tờ khác phụ thuộc vào quá trình giải quyết hồ sơ.
4.3.    Thời gian và phí dịch vụ thực hiện dịch vụ pháp lý

•    Lộ trình thanh toán:
-    Thanh toán Lần 1: 60% phí dịch vụ ngay sau khi ký Hợp đồng dịch vụ pháp lý cho những công việc nêu trên;
-    Thanh toán Lần 2: 40% phí dịch vụ ngay sau khi hoàn thành toàn bộ công việc;
•    Lưu ý: 
-    Thời gian trên không bao gồm thời gian sửa đổi, bổ sung hồ sơ (Nếu có) theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
-    Trong điều kiện tình hình dịch Covid-19 diễn biến phức tạp, hồ sơ có thể phải xử lý qua dịch vụ hành chính công nên thời gian xử lý có thể bị kéo dài hơn;
-    Phí dịch vụ nêu trên chưa bao gồm thuế VAT; Phí dịch thuật, công chứng (nếu có);
-    Phí dịch vụ có thể thay đổi theo yêu cầu của Khách hàng (nếu có).
Trên đây là tư vấn sơ bộ và đề xuất dịch vụ của IPIC liên quan đến yêu cầu tư vấn của Quý khách hàng để Quý khách hàng xem xét và quyết định. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
Trân trọng./.