Tư vấn thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam mới nhất 2018

29 /012018

Tư vấn thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam mới nhất 2018

Thư tư vấn: 250118/ Letter-Ipic
V/v: Tư vấn về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty Nhật Bản hoạt động dược tại Việt Nam.
___________________________________________________________________________
Hà Nội, ngày 25 tháng 01 năm 2018
CÔNG TY LUẬT TNHH IPIC 
-    Trụ sở chính Hà Nội
Địa chỉ: Phòng 401, Tòa nhà 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
Tel: (024) 7301 8886 – Fax: (024) 7302 8886
-    Văn phòng  thành phố Hồ Chí Minh. 
Địa chỉ: Số 279 Điện Biên Phủ, phường 15, quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
Tel: (028) 35127666 – Fax: (028) 35127666
Email: duc.lawyer@ipic.vn – Hotline: 0936 342 668
Kính gửi    :    
Email    :    
Điện thoại    :    
                          

Gửi bằng thư điện tử
______________________________________________________________________

Công ty Luật TNHH IPIC (“IPIC”) xin cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. 
I.    YÊU CẦU TƯ VẤN
    Quý khách hàng muốn thành lập văn phòng diện của công ty Nhật Bản tại Việt Nam. Quý khách hàng muốn được chúng tôi tư vấn về các quy định pháp luật Việt Nam liên quan đến trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nêu trên.
II.    VĂN BẢN PHÁP LUẬT
(1)    Luật Thương mại năm 2005;
(2)    Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2006; và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế số 21/2012/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2012;
(3)    Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007; và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 26/2012/QH13 ngày 22 tháng 11 năm 2012;
(4)    Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 quy định về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
(5)    Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
(6)    Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05 tháng 7 năm 2016 của Bộ Công Thương quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
(7)    Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
(8)    Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15 tháng 06 năm 2015;
(9)    Thông tư 95/2016/TT-BTC ngày 28 tháng 06 năm 2016 hướng dẫn về đăng ký thuế;
(10)    Thông tư 143/2016/TT-BTC ngày 26/09/2016 của Bộ Tài chính Quy định chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
III.    Ý KIẾN TƯ VẤN
    Dựa trên yêu cầu của Quý khách hàng cùng với các văn bản pháp luật liên quan được tra cứu, IPIC đưa ra ý kiến tư vấn như sau: 
3.1.    Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
a)    Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia hợp pháp;
b)    Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
c)    Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
d)    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Như vậy theo như quy định của pháp luật, khi đáp ứng được các điều kiện trên thương nhân nước ngoài sẽ đủ điều kiện để được xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
3.2.    Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật thương mại 2005 và Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở.
Vậy theo dự kiến của quý khách hàng dự định đặt trụ sở Văn phòng đại diện tại Hà Nội Cụ thể đối với trường hợp này, thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thuộc thẩm quyền của Sở công thương thành phố Hà Nội.
3.3.    Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Khi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Quý khách hàng gần hết hạn mà Quý khách hàng vẫn muốn tiếp tục hoạt động văn phòng đại diện, Quý khách hàng có thể nộp hồ sơ để được gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn theo Điều 23 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
3.4.    Trình tự, thủ tục cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện:
3.4.1.    Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP để được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, quý khách hàng phải chuẩn bị hồ sơ nộp tại sở Công thương thành phố Hà Nội, thành phần hồ sơ bao gồm:
a)     Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b)     Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
c)     Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
d)     Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
đ)     Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
e)     Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
-     Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
-     Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.
3.4.2.    Để thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện quý khách hàng cần cung cấp những tài liệu sau:
a)    03 Bản sao đã được hợp pháp hóa lãnh sự dịch công chứng giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương khác xác định tư cách pháp lý của Công ty;
b)    03 Bản dịch thuật chứng thực về việc cử/ bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
c)    03 Bản chứng thực dịch thuật Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
d)    03 Bản sao chứng thực hộ chiếu của Người đứng đầu văn phòng đại diện;
e)    03 Bản sao chứng thực văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê địa điểm. 
3.5.    Các thủ tục pháp lý sau thành lập Văn phòng đại diện:
3.5.1.    Gắn tên văn phòng đại diện.
Pháp luật quy định tên Văn phòng đại diện được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện.. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện, Chi nhánh phát hành.
3.5.2.    Khắc dấu và xin cấp Giấy chứng nhận mẫu con dấu:
-    Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có con dấu mang tên Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;
-    Hồ sơ thực hiện thủ tục khắc dấu tại Phòng Cảnh sát quản lý hành chính – trật tự xã hội gồm:
•    Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (Bản sao công chứng);
•    Giấy ủy quyền của thương nhân nước ngoài có hợp pháp hóa lãnh sự; dịch thuật và công chứng;
3.5.3.    Về giấy phép lao động
Theo quy định của pháp luật, người nước ngoài được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện phải xin giấy phép lao động tại Việt Nam trước khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Đối với trình tự thủ tục xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người đứng đầu văn phòng đại diện IPIC sẽ tư vấn cụ thể ở thư tư vấn sau.
3.5.4.    Các vấn đề về thuế;
-    Văn phòng đại diện sau khi có Giấy phép thành lập cần thực hiện thủ tục đăng ký mã số thuế Văn phòng và đăng ký, kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của Văn phòng đại diện;
-    Hồ sơ Đăng ký mã số thuế Văn phòng đại diện gồm:
•    Tờ khai đăng ký thuế (TK 01-ĐK-TCT Thông tư 95/2016/TT-BTC);
•    Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (Bản sao có chứng thực);
•    Giấy giới thiệu cho người đi nộp hồ sơ.
-    Hồ sơ đăng ký, kê khai thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện:
•    Giấy phép thành lập văn phòng đại diện (Bản sao có chứng thực);
•    Tờ khai đăng ký thuế (Mẫu số 05/ĐK-TCT) (Thông tư 95/2016/TT-BTC)
•    Tóm tắt thông tin của người nộp thuế;
•    Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (Mẫu số 02/KK-TNCN - Thông tư 92/2015/TT-BTC);
•    Đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh (Mẫu 02/ĐK-NPT-TNCN - Thông tư 92/2015/TT-BTC);
•     Hộ chiếu hoặc CMND (01 bản photo);
•    Thư bổ nhiệm hoặc hợp đồng lao động (01 bản chính và 01 bản dịch Tiếng Việt);
•    Hợp đồng thuê nhà/căn hộ tại Việt Nam (01 bản photo);
•    Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục;
3.5.5.    Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện.
Theo quy định của pháp luật trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. Cụ thể ở đây là sở Công thương thành phố Hà Nội.
Ngoài ra, văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.
3.5.6.    Công bố thông tin về Văn phòng đại diện, văn phòng chi nhánh.
Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, theo đó trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung như :
-    Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;
-    Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
-    Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
-    Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
-    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện;
IV.    DỊCH VỤ PHÁP LÝ IPIC CUNG CẤP
4.1.    Phạm vi công việc:
-    Tư vấn các quy định pháp luật và các vấn đề pháp lý có liên quan thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
-    Soạn thảo hồ sơ và thực hiện thủ tục cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
4.2.    Thời gian thực hiện:
a.     Thực hiên thành lập văn phòng đại diện:
-    Thời gian soạn thảo, chuẩn bị hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày Quý khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin, tài liệu mà quý khách hàng cần cung cấp;
-    Thời gian thực hiện thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Không bao gồm thời gian sửa đổi, bổ sung hồ sơ nếu có).
b.     Thực hiện khắc dấu trong thời gian 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ khắc dấu lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
c.    Thời gian thực hiện cấp mã số thuế cho văn phòng đại diện là 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
    Trên đây là tư vấn sơ bộ và đề xuất dịch vụ của IPIC liên quan đến yêu cầu tư vấn của Quý khách hàng để Quý khách hàng xem xét và quyết định. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
    Trân trọng!

    CÔNG TY LUẬT TNHH IPIC
Giám đốc
(Đã ký)

Nguyễn Trinh Đức


 

VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN

THÔNG TIN LIÊN HỆ

  • Trụ Sở: Phòng 401, tòa nhà văn phòng 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. Chi nhánh TP HCM: Số 279 Điện Biên Phủ, phường 15, quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • (04) 7301.8886 - (04) 7302.8886
  • info@ipic.vn ; trinhduclawyer@gmail.com
  • Mobile: 0936.342.668

Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn miễn phí, nếu bạn có bất kì thắc mắc hay câu hỏi nào, chúng tôi sẽ sẵn sàng tư vấn và giải đáp.