Tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Bình Dương-Việt Nam

Thư tư vấn: 051017/ Letter-Ipic
Consultancy Letter No. 051017/ Letter-Ipic
V/v: Tư vấn về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty tại Bình Dương-Việt Nam.
Subject: Consultancy of establishing representative offices     in Binh Dương-Vietnam
___________________________________________________________________________
Hà Nội, ngày 05 tháng 10 năm 2017    
Hanoi, 05 October 2017

IPIC GROUP LAW CO., LTD 
– Hanoi Office:  Room 401, Building 169 Nguyen Ngoc Vu, Trung Hoa, Cau Giay, Hanoi
Tel: (04) 7301 8886 – Fax: (04) 7302 8886
-    Ho Chi Minh office:  No 279 Dien Biên Phu, 15 Ward, Binh Thanh district, Ho Chi Minh
Tel: (028) 35127666 – Fax: (028) 35127666
Email: duc.lawyer@ipic.vn – Hotline: 0936 342 668

CÔNG TY LUẬT TNHH IPIC 
Văn phòng Hà Nội: Phòng 401, Tòa nhà 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Trung Hoà, Cầu Giấy, Hà Nội
Tel: (024) 7301 8886 – Fax: (024) 7302 8886
Văn phòng Hồ Chí Minh: Số 279 Điện Biên Phủ, phường 15, quận Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
Tel: (028) 35127666 – Fax: (028) 35127666
Email: duc.lawyer @ipic.vn – Hotline: 0936 342 668

Kính gửi/ To    :    
Gửi bằng thư điện tử
______________________________________________________________________
    IPIC Law Co., Ltd (“IPIC GROUP”) would like to thank you for your concerns about our legal advice. 
        Công ty Luật TNHH IPIC (“IPIC”) xin cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. 
I.    YÊU CẦU TƯ VẤN/ CONSULTANCY REQUIREMENTS
 Customer want to establishing representative offices in Binh Dương-Vietnam  and  concerns about our legal advice related to Procedures for grant of Licenses for Establishment of representative offices

Quý khách hàng muốn thành lập văn phòng diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam.(Cụ thể tại tỉnh Bình Dương) và muốn được chúng tôi tư vấn về các quy định pháp luật Việt Nam liên quan đến trình tự, thủ tục thành lập công ty nêu trên.

II.    VĂN BẢN PHÁP LUẬT
(1)    Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
Decree No. 07/2016/NĐ-CP dated 25/01/2016 detailed regulations on establishment of representative offices or branches of foreign traders in vietnam under laws on commerce
(2)    Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05 tháng 7 năm 2016 của Bộ Công Thương quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
Circular No. 11/2016/TT-BCT dated 05/7/2016 on forms prescribed in decree no. 07/2016/nd-cp dated january 25, 2016 of the government on guildelines for the law on commerce in terms of representative offices and branches of foreign traders in vietnam
(3)    Thông tư 133/2012/TT-BTC ngày 13/08/2012 của Bộ Tài chính Quy định chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
Circular No. 133/2012/TT-BTC dated 13/08/2012 on the collection, remittance and management of fees for licensing representative offices of foreign traders in Viet Nam.

III.    Ý KIẾN TƯ VẤN/ CONSULTANCY OPINIONS
    Dựa trên yêu cầu của Quý khách hàng cùng với các văn bản pháp luật liên quan được tra cứu, IPIC đưa ra ý kiến tư vấn như sau: 
         Based on your requirements and relevant legal laws, IPIC GROUP has the following consultancy opinions:
3.1.    Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện/ Conditions for grant Licenses for Establishment of representative offices
    Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
          Foreign traders shall be granted Licenses for Establishment of representative offices if they satisfy the following requirements:
a)    Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia hợp pháp;
b)    Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
c)    Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
d)    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
a)    The foreign trader is incorporated and registers for doing business in accordance with provisions of laws of countries or territories being parties to treaties to which Vietnam is a signatory or is recognized by the aforesaid countries or territories;
b)   The foreign trader has come into operation for at least 01 year from the date of establishment or registration;
c)    The Certificate of Business Registration or the equivalent document is valid for at least 01 more year from the date of submission of the application;
d)    The scope of operation of the representative office is consistent with that in Vietnam’s Commitments to treaties to which Vietnam is a signatory;

3.2.   Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện/ Effective periods of Licenses for Establishment of representative offices.
    Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.
         The License for Establishment of a representative office shall be valid for 05 years but not exceeding the remaining effective period of the Certificate of Business Registration or the equivalent (for documents having expiry date)
3.3.   Hồ sơ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện/ Applications for Licenses for Establishment of representative offices

a)     Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
b)     Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;
c)     Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
d)     Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
đ)    Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
e)     Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
-     Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
-     Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện theo quy định tại Điều 28 Nghị định 07/ 2016 và quy định pháp luật có liên quan.
a)   An application form for License for Establishment of the representative office using the form promulgated by the Ministry of Industry and Trade and signed by a competent representative of the foreign trader.
b)  Copies of the Certificate of Business Registration or equivalent documents of the foreign trader;
c)  A letter of appointment of the head of the representative office;
d)   Copies of audited financial statements or certificates of fulfillment of tax liabilities or financial obligations of the last fiscal year or equivalent documents as proof of existence and operation of the foreign trader issued or certified by competent authorities where such foreign trader is established;
d)  Copies of the passport or ID card (for Vietnamese) or copies of the passport (for foreigners) of the head of the representative office;
e)  Documents on the expected location of the representative office including:
-   Copies of memorandum of understanding (MOU) or leasing agreements or documents as proof of the right to use a location as the representative office;
-   Copies of documents on the expected location of the representative office in accordance with provisions of Article 28 hereof and related laws.

3.4. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện/ Procedures for grant of Licenses for Establishment of representative offices
Bước 1: Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Sở công thương nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.
Step 1:  The foreign trader shall submit the application to the licensing agency where the representative office is expected to be located directly or by post or online (where applicable)
Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở công thương kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Step 2:  Within 03 working days from the date of receipt of the application, the licensing agency shall examine such application and request the applicant to complete the application (if the application is incomplete) . The request for supplementation to the application shall be made only once during the processing of such application  Within 03 working days from the date of receipt of the application, the licensing agency shall examine such application and request the applicant to complete the application (if the application is incomplete) . The request for supplementation to the application shall be made only once during the processing of such application
Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Step 3:The licensing agency shall send the applicant a written notification of whether the license or establishment of the representative office is granted or not within 07 working days from the date of receipt of the valid application. In case of rejection, the licensing agency shall send the applicant a written notice in which reasons for rejections shall be specified.
IV.     DỊCH VỤ PHÁP LÝ IPIC CUNG CẤP/ / LEGAL SERVICES PROVIDED BY IPIC 
4.1.   Phạm vi công việc / Scope of work:
-    Tư vấn các quy định pháp luật và các vấn đề pháp lý có liên quan thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
/ Give legal advices of Vietnamese laws and legal matters related to establish representative offices
-    Soạn thảo hồ sơ và thực hiện thủ tục cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Draft and follow procedures of issuing Licenses for Establishment of representative offices
4.2.  Thời gian thực hiện/ / Duration of service:
    Thời gian thực hiện thủ tục cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện: 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền (Không bao gồm thời gian sửa đổi,  bổ sung hồ sơ nếu có).
       Time for procedures of issuing Licenses for Establishment of representative offices: 10 working days as from the the date of submitting valid documents to the competent state agency (excluding time for amending and supplementing the applications if any);
V.    TÀI LIỆU KHÁCH HÀNG CẦN CUNG CẤP/ DOCUMENTS REQUIRED TO BE PROVIDED BY CUSTOMER
a)    03 Bản sao đã được hợp pháp hóa lãnh sự dịch công chứng giấy chứng nhận thành lập hoặc tài liệu tương đương khác xác định tư cách pháp lý đối với nhà đầu tư là tổ chức;
03 consularly legalized copies, with notary translation of the certificate of establishment or other equivelant documents defining legality of the organization; 
b)    03 Bản sao chứng thực hộ chiếu của Người đứng đầu văn phòng đại diện;
03 Authenticated copy of the head of the representative office’s passport
c)    03 Bản chứng thực dịch thuật Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
Copies of the passport or ID card (for Vietnamese) or copies of the passport (for foreigners) of the head of the representative office
d)    03 Bản sao chứng thực văn bản thỏa thuận hoặc hợp đồng thuê địa điểm. Kèm theo tài liệu này là Giấy chứng nhận đầu tư của bên cho thuê địa điểm (Có ngành nghề kinh doanh bất động sản); Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy phép xây dựng; Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (đối với địa điểm thuê là nhà); Bản vẽ mặt bằng cho thuê. 
03 certified copies of the location lease contract or master agreement of the location lease contract attached to the lessor’s Investment Certificate (with trading in real estates); Business Registration Certificate; Construction Permit; Land Use Right Certificate (for leased location as building); and layout drawing of the leased location.

    Trên đây là tư vấn sơ bộ và đề xuất dịch vụ của IPIC liên quan đến yêu cầu tư vấn của Quý khách hàng để Quý khách hàng xem xét và quyết định. Nếu Quý khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được giải đáp.
The above is the preliminary consultancy content and quotation of IPIC related your consultancy requirements for your consideration and decision-making. If you have any further question, please contact us!
    Trân trọng!    
    Yours respectfully!

CÔNG TY LUẬT TNHH IPIC
IPIC LAW
Giám đốc/ Director
(Đã ký)
(Signed)

Nguyễn Trinh Đức