Những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp 2014

Những quy định mới về con dấu của doanh nghiệp theo luật doanh nghiệp 2014

Quy định về con dấu của doanh nghiệp được cải cách đáng kể. Trước đây mỗi doanh nghiệp có một dấu do cơ quan công an cấp cho doanh nghiệp. Cách làm dấu được thực hiện theo tuần tự như sau: Sau khi hoàn thành việc đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp đến cơ sở khắc dấu và xuất trình đăng ký kinh oanh. Cơ sở khắc dấu sẽ khắc dấu và chuyển lên cơ quan công an để cơ quan công an lưu chiểu. Doanh nghiệp sẽ đến cơ quan công an để nhận dấu hoặc cơ quan công an trả lại cơ sở khắc dấu để trả cho doanh nghiệp. Như vậy, về nguyên tắc dấu là do cơ quan công an cấp và đều có quy định cụ thể về mặt dấu. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp tự làm dấu mà không liên quan đến cơ quan công an. Doanh nghiệp tự quyết định hình dạng, mẫu dấu khác nhau và có thể có nhiều dấu. Tuy nhiên, ở mỗi thời điểm thì doanh nghiệp chỉ được sử dụng một mẫu dấu, nhưng có thể sử dụng nhiều con dấu để đóng ra cùng mẫu dấu đó. Luật cũng có quy định về việc doanh nghiệp phải thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh để công khai trên cổng thông tin đại chúng với mục đích để các bên nếu có quan tâm đến dấu của doanh nghiệp có thể tìm hiểu. Luật Doanh nghiệp cũng quy định rằng doanh nghiệp có quyền thỏa thuận và tự quyết định có sử dụng hay không sử dụng dấu trong các giao dịch dân sự. Tuy nhiên, trong trường hợp pháp luật quy định doanh nghiệp buộc phải đóng dấu thì phải tuân theo. Ví dụ: khi thực hiện thủ tục hành chính mà trong mẫu tờ khai, mẫu đơn có chữ ký và đóng dấu thì phải ký và đóng dấu mới phù hợp về hình thức.

1 Mối quan hệ giữa con dấu và hiệu lực của văn bản

Ví dụ tình huống: Doanh nghiệp đã khắc dấu và đưa vào sử dụng, nhưng không thực hiện nghĩa vụ thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh nên không có thông tin về mẫu dấu của doanh nghiệp trên cổng thông tin. Doanh nghiệp vẫn sử dụng con dấu đó trong các giao dịch. Vậy con dấu mà doanh nghiệp sử dụng đó có hiệu lực pháp lý hay không? Khi doanh nghiệp sử dụng con dấu này để đóng vào nghị quyết hay các văn bản khác trong quản lý điều hành doanh nghiệp hay hợp đồng với các đối tác thì nó có giá trị như thế nào?

Trả lời: Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rằng: Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, bao gồm cả việc đăng ký số lượng, mẫu con dấu.Trên tinh thần của Luật doanh nghiệp, Nghị định 96 quy định việc sử dụng con dấu mà không thông báo mẫu dấu sẽ bị xử phạt hành chính từ 2-3 triệu đồng và buộc phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh về mẫu dấu. Trong Nghị định 78 quy định về thông báo mẫu dấu không có quy định về hiệu lực của con dấu và ngày có hiệu lực của con dấu. Chúng tôi đã hướng dẫn cơ quan đăng ký kinh doanh rằng ngày có hiệu lực của con dấu do doanh nghiệp tự quyết định và trong  thời hạn 10 ngày họ phải thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu.

Giả sử doanh nghiệp tiếp tục sử dụng con dấu nhưng sau 10 ngày mới thông báo thì điều này dường như trái với quy định của Luật Doanh nghiệp rằng “trước khi sử dụng” phải thông báo. Với ngôn từ của quy định này thì doanh nghiệp không được sử dụng dấu khi chưa thông báo. Nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu trước khi thông báo mẫu dấu thì con dấu không có hiệu lực. Tuy nhiên, theo đúng thực chất tinh thần khi soạn thảo thì việc thông báo chỉ là thủ tục về hành chính còn thời điểm con dấu có hiệu lực là theo quyết định của Công ty. Việc doanh nghiệp không thông báo thì con dấu vẫn có hiệu lực kể từ thời điểm doanh nghiệp đó quyết định được dùng. Do vậy, việc dùng con dấu khi chưa thông báo không làm thay đổi giá trị của con dấu. Việc vi phạm quy định về thông báo chỉ cấu thành vi phạm hành chính và bị xử phạt hành chính 2-3 triệu đồng, đồng thời doanh nghiệp bị buộc phải làm thủ tục đăng tải để công khai lại con dấu; không ảnh hưởng đến hiệu lực của con dấu.

Bình luận bổ sung:

Theo Điều 1 Nghị định 58/2001/NĐ-CP, con dấu của tổ chức dùng để xác định giá trị pháp lý của văn bản. Khái niệm tổ chức ở đây bao gồm cả doanh nghiệp. Tuy nhiên, Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014 đã không còn quy định rằng con dấu của doanh nghiệp nhằm xác định giá trị pháp lý của văn bản.Đây là tinh thần cải cách lớn nhất trong nội dung của Điều 44 của Luật Doanh nghiệp, nhưng trước khi sử dụng phải đăng ký. Quan điểm khi xây dựng chế định về con dấu này là: đã thành lập doanh nghiệp thì con dấu dùng để xác định văn bản do chính doanh nghiệp phát hành ra hay không. Luật Doanh nghiệp 2000 có yêu cầu phải đăng ký mẫu chữ ký và dấu trong giấy đăng ký kinh doanh, nhưng đến Luật Doanh nghiệp 2014 đã không còn yêu cầu đó nữa. Từ những năm 2000, chúng ta từng có quy định về lưu trữ các chữ ký của người đại diện theo pháp luật, nhưng hiện nay chúng ta đưa ra quy định về con dấu để doanh nghiệp chứng thực, xác định văn bản do doanh nghiệp ban hành ra và điều lệ có quy định việc sử dụng con dấu. Đây chính là tinh thần cải cách của Luật Doanh nghiệp 2014. Ví dụ nêu trên để giúp độc giả thấy rõ hơn tinh thần cải cách của luật, chứ không phải văn bản của doanh nghiệp ban hành mà không có con dấu thì vi phạm tính hình thức và coi nó là nó vô hiệu. Nhiều người đặt câu hỏi con dấu có ảnh hưởng đến giá trị pháp lý và hiệu lực của giao dịch hay không? Con dấu có ý nghĩa gì? Việc thông báo mẫu con dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh có ý nghĩa gì? Theo quan điểm thực tiễn của cá nhân thì không bắt buộc phải có con dấu trong hợp đồng. Bản thân con dấu không phải tạo ra giá trị pháp lý của văn bản hay hiệu lực của giao dịch mà là nó tạo niềm tin của các bên. Quy định của Nghị định 58 cho rằng con dấu nhằm xác định hiệu lực của văn bản là không ổn và nhiều người căn cứ vào đó để yêu cầu Tòa án công nhận hợp đồng. Các Thẩm phán thường không căn cứ vào Nghị định 58 để tuyên hợp đồng vô hiệu.

2. Cải cách về con dấu trong Luật Doanh nghiệp 2014

Lý do phải cải cách con dấu: trong giao dịch dân sự, thủ tục hành chính, người ta đôi khi không sử dụng bản ký tươi (bằng cách phô tô hoặc đóng dấu chữ ký), sau đó đóng một cái dấu màu đỏ thế là văn bản có hiệu lực. Trước đây chúng ta tin dấu đấy là thật và có thể đảm bảo giá trị pháp lý cho văn bản, nhưng hiện nay con dấu đó có thể bị làm giả, thậm chí còn dễ hơn là ký giả. Do vậy, nhiều nước đã bỏ việc đóng dấu và chỉ còn tin vào chữ ký tươi hoặc chữ ký điện tử. Trong thực tiễn, rất nhiều doanh nghiệp tin vào con dấu nên khi ký hợp đồng không tìm hiểu đối tác, không tìm hiểu xem người ký hợp đồng có đúng thẩm quyền hay không? Đối tượng của hợp đồng có phải về một hoạt động kinh doanh mà các bên được

phép làm hay không? Trước thực trạng con dấu rất mất an toàn như vậy nên cần phải cải cách nhằm nâng cao tính an toàn cho các bên trong giao dịch, bỏ đi niềm tin để các đối tác phải cẩn trọng hơn, phải điều tra xem người ký kết có thực sự đại diện cho pháp luật hay không.

Cần lưu ý rằng luật không yêu cầu con dấu phải được đăng ký mà chỉ đơn giản là thông báo về con dấu để cơ quan có thẩm quyền đăng tải thông tin về con dấu trên cổng thông tin về doanh nghiệp. Yêu cầu về thủ tục cũng rất đơn giản mà không phải kèm theo quyết định hoặc nghị quyết, biên bản họp… của doanh nghiệp.

Khi dự thảo trình Quốc hội cho ý kiến thì không có thủ tục thông báo về  mẫu con dấu vì Ban soạn thảo cho rằng không thực sự cần thiết. Nhưng do yêu cầu của một số đại biểu Quốc hội nghi ngại về việc làm thế nào để biết được mẫu dấu của doanh nghiệp nên đã đề nghị phải công khai mẫu dấu. Trong số nhiều phương án thì Ban soạn thảo đã lựa chọn công khai mẫu dấu bằng cách yêu cầu doanh nghiệp gửi mẫu dấu lên cơ quan đăng ký kinh doanh để công khai

Trích nội dung tọa đàm “Các quy định mới của pháp luật trong giải quyết tranh chấp kinh doanh thương mại”!