Tư vấn thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam và Hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài

Thư tư vấn: 2024.04.04/ Letter-Ipic
V/v: Tư vấn thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và quy định của pháp luật liên quan đến Hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài.
Hà Nội, ngày 04 tháng 04 năm 2024
CÔNG TY LUẬT TNHH IPIC 
Địa chỉ: Phòng 401, Tòa nhà đa năng số 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hoà, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
Tel: (024) 7301 8886 – Fax: (024) 7302 8886
Email: duc.nguyen@ipic.vn – Hotline: 0936.342.668
CHI NHÁNH CÔNG TY LUẬT TNHH IPIC TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Địa chỉ: Sảnh C, Richmond City, 207C Nguyễn Xí, Phường 26, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Tel: (028) 35127666 – Fax: (028) 35127666
Email: duc.nguyen@ipic.vn – Hotline: 0936.342.668
Kính gửi    :    Quý Khách Hàng

Gửi bằng thư điện tử

Công ty Luật TNHH IPIC (“IPIC”) xin cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm đến dịch vụ tư vấn pháp luật của chúng tôi. 
Qua trao đổi trực tiếp với Quý khách hàng, chúng tôi hiểu rằng Quý khách hàng có nhu cầu được tư vấn thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và quy định của pháp luật liên quan đến Hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài và cần sự tư vấn cũng như hỗ trợ của chúng tôi về mặt pháp lý. IPIC trân trọng gửi tới Quý khách hàng Thư tư vấn và đề xuất dịch vụ tư vấn sau:
I.    YÊU CẦU TƯ VẤN
Tư vấn các vấn đề pháp lý có liên quan việc đến thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam và quy định của pháp luật liên quan đến Hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài ; điều kiện, trình tự, thủ tục cần thiết để thực hiện.
II.    VĂN BẢN PHÁP LUẬT ĐƯỢC TRA CỨU

(1)    Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005;

(2)    Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 96 năm 2020

(3)    Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13 tháng 6 năm 2019;
(4)    Văn bản hợp nhất 15/VBHN-VPQH 2014 ngày 11 tháng 12 năm 2014, hợp nhất Luật thuế thu nhập cá nhân do Văn phòng Quốc hội ban hành;
(5)    Nghị định 111/2011/NĐ-CP ngày 05 tháng 12 năm 2011 quy định về chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự;
(6)    Nghị định số 07/2016/NĐ-CP ngày 25 tháng 01 năm 2016, quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
(7)    Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016, về quản lý và sử dụng con dấu;
(8)   Thông tư số 11/2016/TT-BCT ngày 05 tháng 7 năm 2016, hướng dẫn Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành;
(9)   Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15 tháng 6 năm 2015, hướng dẫn thực hiện thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh; hướng dẫn thực hiện một số nội dung sửa đổi, bổ sung về thuế thu nhập cá nhân quy định tại Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế 71/2014/QH13 và Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành;
(10)    Thông tư 105/2020/TT-BTC ngày 03 tháng 12 năm 2020, hướng dẫn về đăng ký thuế;
(11)  Thông tư 143/2016/TT-BTC ngày 26 tháng 09 năm 2016, quy định mức thu, chế độ thu, nộp lệ phí cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của tổ chức xúc tiến thương mại nước ngoài, thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
(12)   Các văn bản pháp lý có liên quan khác.

>>> Tham khảo : Mở nhà hàng có yếu tố nước ngoài

III. Ý KIẾN TƯ VẤN

Dựa trên yêu cầu của Quý khách hàng cùng với các văn bản pháp luật liên quan được tra cứu, IPIC  đưa ra ý kiến tư vấn như sau:

3.    Thành lập Văn phòng đại diện thương nhân nước ngoài

a.    Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện hoặc Chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:
-    Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia hợp pháp;
-    Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
-    Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
-    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Như vậy theo như quy định của pháp luật, khi đáp ứng được các điều kiện trên thương nhân nước ngoài sẽ đủ điều kiện để được xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
b.    Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.
Theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Luật thương mại 2005 và Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP về thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở.
Vậy theo dự kiến của quý khách hàng dự định đặt trụ sở Văn phòng đại diện tại Hà Nội Cụ thể đối với trường hợp này, thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện thuộc thẩm quyền của Sở công thương thành phố Hà Nội.
c.    Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Khi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của Quý khách hàng gần hết hạn mà Quý khách hàng vẫn muốn tiếp tục hoạt động văn phòng đại diện, Quý khách hàng có thể nộp hồ sơ để được gia hạn giấy phép thành lập văn phòng đại diện ít nhất 30 ngày trước khi Giấy phép hết hạn theo Điều 23 Nghị định 07/2016/NĐ-CP.
d.    Trình tự thủ tục thực hiện
-    Bước 1: Thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
-    Bước 2: Khắc dấu và thực hiện thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận mẫu con dấu;
-    Bước 3: Đăng ký mã số thuế Văn phòng đại diện; đăng ký và khai thuế thu nhập cá nhân đối với nhân sự của văn phòng đại diện.
e.    Một số thủ tục cần thực hiện sau khi có Giấy phép thành lập văn phòng đại diện
-    Gắn tên (biển hiệu) văn phòng đại diện: Tên Văn phòng đại diện được viết hoặc gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện. Tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên thương nhân nước ngoài trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do Văn phòng đại diện.
-    Xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người đứng đầu văn phòng đại diện: Theo quy định, người nước ngoài được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện phải xin giấy phép lao động tại Việt Nam trước khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Đối với trình tự thủ tục xin giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho người đứng đầu văn phòng đại diện IPIC sẽ tư vấn cụ thể ở thư tư vấn sau.
-    Công bố thông tin về Văn phòng đại diện: Theo quy định tại Điều 25 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, theo đó trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung như :
+    Tên, địa chỉ trụ sở của Văn phòng đại diện;
+    Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
+    Người đứng đầu Văn phòng đại diện;
+    Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
+    Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện.
-    Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện: Theo quy định của pháp luật trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép. Cụ thể ở đây là sở Công thương thành phố Hà Nội. Ngoài ra, văn phòng đại diện có nghĩa vụ báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình những vấn đề có liên quan đến hoạt động của mình theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền.

2. Điều kiện đối với lao động là người nước ngoài

a) Điều kiện đối với lao động là người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam

- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;

- Có trình độ chuyên môn, tay nghề và sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc;

- Không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và pháp luật nước ngoài;

- Có Giấy phép lao động (thời hạn 02 năm) do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp không thuộc diện cấp Giấy phép lao động quy định tại Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 7 Nghị định số 152/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

b) Điều kiện tuyển dụng lao động là công dân nước ngoài

Trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày Quý Công ty dự kiến tuyển người lao động nước ngoài vào làm việc trên lãnh thổ Việt Nam, Quý Công ty phải báo cáo giải trình về nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và được sự chấp thuận bằng văn bản của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở chính.

3. Quy định của pháp luật về Hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài

Quy định về hợp đồng lao động trong Bộ luật Lao động và các văn bản hướng dẫn không có sự phân biệt nhiều giữa người lao động nước ngoài và lao động Việt Nam. Chính vì vậy, về cơ bản các nội dung trong hợp đồng lao động (thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, chấm dứt hợp đồng lao động) áp dụng đối với lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam cũng giống với hợp đồng lao động áp dụng đối với người lao động Việt Nam.

Tuy nhiên có một vài điểm khác biệt Quý Công ty cần lưu ý khi ký kết hợp đồng với người lao động nước ngoài, cụ thể:

a) Ký kết Hợp đồng lao động

- Sau khi người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động, Quý Công ty và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.

- Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, Quý Công ty phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết và bản sao Giấy phép lao động tới Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp Giấy phép lao động đó.

b) Thời hạn Hợp đồng lao động

Nội dung hợp đồng lao động không được trái với nội dung ghi trong Giấy phép lao động đã được cấp. Như vậy, các nội dung như: công việc thực hiện, nơi làm việc, thời hạn hợp đồng phải phù hợp với Giấy phép lao động, trong đó thời hạn thoả thuận trong Hợp đồng tối đa 02 năm.

c) Thời gian nghỉ lễ tết đối với người nước ngoài

Theo Khoản 2 Điều 112 Bộ luật Lao động thì lao động 2019 là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam ngoài ngày nghỉ lễ chung như người lao động Việt Nam còn được nghỉ thêm 01 ngày Tết cổ truyền dân tộc và 01 ngày Quốc khánh của nước họ.

d) Tiền lương

Đối với người lao động Việt Nam, người sử dụng lao động phải trả tiền lương, thưởng và các khoản phụ cấp khác bằng tiền Việt Nam. Tuy nhiên đối với người lao động nước ngoài Quý Công ty có thể trả các khoản tiền trên bằng ngoại tệ.

e) Thuế thu nhập cá nhân

* Đối với người lao động là cá nhân không cư trú:

- Người lao động không đáp ứng điều kiện về cá nhân cư trú tại Khoản 1 Điều 1 Thông tư 111/2013/TT-BTC là cá nhân không cư trú.

- Người lao động chỉ đóng thuế thu nhập cá nhân đối với phần tiền lương phát sinh tại Việt Nam, còn tiền lương phát sinh ở nước ngoài thì không phải đóng thuế thu nhập theo Luật Thuế thu nhập cá nhân.

- Thuế thu nhập cá nhân đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được xác định bằng thu nhập chịu thuế từ tiền lương tiền công nhân (x) với thuế suất 20%.

>>> Tham khảo : Nhà đầu tư Nhật Bản mua lại vốn góp của công ty Việt Nam

* Đối với người lao động là cá nhân cư trú:

- Cá nhân cư trú là người đáp ứng một trong các điều kiện quy định tại Khoản 1 Điều 1 Thông tư 111/2013/TT-BTC.

- Đối với cá nhân cư trú, thu nhập chịu thuế là thu nhập phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam, không phân biệt nơi chi trả thu nhập.

- Thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được tính theo biểu thuế suất luỹ tiến từng phần như sau:

IV. DỊCH VỤ IPIC CUNG CẤP

4.1 Phạm vi công việc

- Tư vấn các quy định pháp luật và các vấn đề pháp lý có liên quan đến Hợp đồng lao động dành cho người nước ngoài, thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;

- Soạn thảo hồ sơ được quy định tại mục 4.2 kể từ ngày Quý khách hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ theo quy định tại mục 4.3;

- Đại diện Quý khách hàng nộp hồ sơ tại cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thực hiện trình tự thủ tục thành lập Văn phòng đại diện;

- Đại diện Quý khách hàng giao dịch với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thực hiện trình tự thủ tục thành lập Văn phòng đại diện;

- Đại diện Quý khách hàng nhận kết quả với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để thực hiện trình tự thủ tục thành lập Văn phòng đại diện.

4.3 Tài liệu Quý khách hàng cần cung cấp

- 03 bản sao (Dịch, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự) Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của Công ty (Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn hoạt động của Công ty thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm);

- 03 bản sao (Dịch, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự) Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc tài liệu khác có giá trị tương đương (văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi Công ty thành lập cấp) chứng minh được sự tồn tại và hoạt động thực sự của Công ty trong năm tài chính gần nhất;

- 02 bản chụp (kèm theo bản chính để đối chiếu) Điều lệ hoạt động của Công ty trong trường hợp thương nhân là tổ chức kinh tế;

- Các tài liệu, giấy tờ khác theo yêu cầu (Nếu có).

4.4 Thời gian thực hiện

- Soạn thảo hồ sơ theo quy định tại Khoản 4.1 trong thời gian 02 ngày làm việc kể từ ngày Quý khách hàng cung cấp đầy đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 4.3;

- Thời gian thực hiện thủ tục thành lập Văn phòng đại diện là 15 ngày làm việc;

- Thời gian thực hiện thủ tục thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện là 03 ngày làm việc.

Lưu ý:

- Thời gian trên được tính kể từ thời điểm nộp hồ sơ hợp lệ lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Thời gian trên không bao gồm thời gian sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có) theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trên đây là nội dung tư vấn sơ bộ của IPIC  liên quan đến yêu cầu tư vấn của Quý Khách hàng để Quý Khách hàng xem xét và quyết định. Nếu Quý Khách hàng có bất kỳ thắc mắc hoặc cần thêm bất kỳ thông tin gì, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi.

Rất hân hạnh được hợp tác với Quý Khách hàng!

Trân trọng!

>>> Tham khảo : thủ tục thành lập trường mầm non quốc tế